MANAJEMEN KANTOR & INFORMASI DAN KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

PENDAHULUAN

 Segala puji kepada Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk tujuan pekerjaan/tugas ke 4 yang saya dapatkan. Blog ini memuat tentang manajemen kantor & informasi dan kualifikasi & kebutuhan sekretaris dalam bisnis.Tak lupa juga saya mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator untuk dapat terlaksananya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.

Manajemen Kantor dan Infomasi

Manajemen Kantor

Manajemen kantor adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.

Manajemen Informasi

manajemen informasi adalah pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

Sistem

* Sistem adalah suatu cara yg ditetapkan sebelumnya utk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat  aktivitas yg biasanya dilakukan secara berulangkali 

* Karakteristik Sistem:  –  Ritmik
                                    –  Terkoordinasi

                                    –  Untuk mencapai tujuan tertentu

•  Banyak tindakan mgt yang tidak sistematik (pertimbangan terbaik)

    Jika seluruh sistem menjamin tindakan yang benar tidak diperlukan  manajer manusia
  
  Definisi Tata Kerja

Cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia

• .       Definisi Prosedur Kerja

rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.

• .       Definisi Pedoman Kerja

Suatu standar/pedoman yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok utnuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Azas-azas atau cara menyusun Pedoman Kerja

a.       Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dalam bentuk pedoman kerja.

b.      Dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan.

c.       Disesuaikan dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.

d.      Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e.      Dievaluasi secara periodik, dan bila perlu direvisi untuk disesuaikan dengan kebutuhan.

Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya pedoman, prosedur, dan tata kerja antara lain adalah :

a.       Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.

b.      Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

c.       Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagi semua pihak yang berkepentingan.

 

 KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

Pentingnya Sekertaris Dalam Bisnis

Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing organisasi. Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang  berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.

 Kualifikasi Sekretaris

Saat ini, pekerjaan sebagai sekretaris tergolong kompleks, karena mengharuskannya untuk bekerja multitasking menyelesaikan semua tugas dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, Anda yang mengambil Program Studi Sekretaris di salah satu universitas swasta terbaik di Jakarta diharuskan memiliki kualifikasi mumpuni, agar dapat bersaing dan diterima sebagai sekretaris di lembaga atau perusahaan ternama.

Sebagai sekretaris, Anda diwajibkan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena setiap harinya seorang sekretaris akan berinteraksi dengan orang berbeda. Ada baiknya, Anda pun memiliki pembekalan bahasa asing, mengingat klien kantor Anda mungkin saja berasal dari negara lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan pesan dengan tepat.

Seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan mengenai efisiensi dalam bekerja, agar dapat menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan. Di balik itu semua, peran teknologi yang semakin pesat pun perlu dikuasai oleh seorang sekretaris, karena setidaknya ia harus memiliki pemahaman mengenai software komputer, seperti software keuangan dan manajemen perusahaan.

 

 

Daftar Pustaka

https://www.stiks-tarakanita.ac.id/index.php/id-id/around-us/158-mengenai-tugas-dan-kualifikasi-sekretaris-profesional

      https://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/

      https://id.wikipedia.org/wiki/Sekretaris

 

      

ORGANISASI

PENDAHULUAN 

 

Segala puji bagi Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk tujuan pekerjaan/tugas ke 3 yang saya dapatkan. Blog ini memuat tentang pengertian organisasi, bentuk-bentuk struktur organisasi, perbedaan antara struktur organisasi garis, garis dan staff, serta fungsional, fungsi kelompok kerja dan cara pembentukkannya dan alasan timbulnya organisasi informal dalam perusahaan.Tak lupa juga saya mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator untuk dapat terlaksanakannya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.

 Pengertian Organisasi 

Rosenzweig, organisasi adalah :
      1. Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok
      2. Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama
      3. Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama
Matthias Aroef, organisasi adalah :
      Suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya
Bakke, organisasi adalah :
      Organisasi merupakan  sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan aktivitas-aktivitas
      manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang
      terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan
      pemecahan persoalan

BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

• Struktur Organisasi Fungsional ( Functional Structure Organization )

Struktur ini sering di gunakan dalam berorganisasi, pembagian kerja dalam organisasi ini dilakukan berdasarkan manajemennya dan dapat menekan biaya operasionalnya namun dapat kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

• Struktur Organisasi Divisional ( Divisional Structure Organization )

Struktur organisasi ini dikelompokan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi ini biasanya digunakan di perusahaan-perusahaan menengah keatas, karena biaya operasionalnya lebih tinggi dibandingkan dengan struktur organisasi fungsional.

• Struktur Organisasi Matriks ( Matrix Structure Organization )

Struktur ini kombinasi dari Organisasi fungsional dan organisasi divisional yang tujuannya adalah menutupi kekurangan-kekurangan yang ada pada kedua organisasi tersebut. Akibat dari struktur ini yakni terjadinya multi komando dimana seorang karyawan harus melapor kepada kedua atasan mereka yaitu unit kerja fungsional dan pimpinan proyek.

PERBEDAAN ANTARA STRUKTUR ORGANISASI GARIS, GARIS DAN STAFF, SERTA FUNGSIONAL

  

1. Organisasi Lini

    Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara
    vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya  
    Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua
    dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh
    Henry Fayol
    Ciri :            1. Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang
            2. Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana  
            3. Jumlah karyawan sedikit
            4. Sarana dan alatnya terbatas  
            5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer  
            6. Organisasi kecil
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :  
1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando  
2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar
3. Proses decesion making berjalan cepat  
4. Disiplin dan loyalitas tinggi
5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi  
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :  
1) Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis
2) Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat  
3) Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi  
4) Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

                                                        Gambar struktur organisasi Lini :

 2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :  
1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung  
2. Karyawan banyak 
3. Organisasi besar  
4. Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi: 
    a. Personel lini  
    b. Personel staf
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :  
1) Ada pembagian tugas yang jelas  
2) Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas
3) Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin  
4) Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place  
5) Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan 
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :  
1) Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan
2) Proses decesion makin berliku-liku  
3) Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage  
4) Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

                                    Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

 

   
 3. Organisasi Fungsional Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut  
Ciri :
1. Organisasi kecil  
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli  
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti  
5. Pengawasan dilakukan secara ketat 
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :  
1)  Program tearah, jelas dan cepat 
2)  Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai  
3)  Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat 
4)  Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik  
5)  Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik
6)  Solidaritas antar anggota yang tinggi  
7)  Moral serta disiplin keija yang tinggi  
8)  Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

9)  Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi 
10) Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas  
11) Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :  
1) Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi  
2) Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
3) Insiatif perseorangan sangat dibatasi  
4) Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu  
5) Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
6) Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit  
7) Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi  
8) Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja
    menjadi sulit dilakukan
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :
1.      Lingkungan stabil  
2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

                                                      Gambar struktur organisasi Fungsional

4. Organisasi Lini dan Fungsional 

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang

yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam

organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial.

Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari

struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.  

Ciri :

       1.      Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan  
       2.      Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional  
       3.      Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon 
       4.      Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara,
                ketua-ketua seksi, dan para perugas  
       5.      Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau
                kegiatan
       6.      Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif  
       7.      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama  
       8.      Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :  
1)      Solodaritas tinggi  
2)      Disiplin tinggi
3)      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum  
4)      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan  
5)      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat 
6)      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan  
7)      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:  
1)      Kurang fleksibel dan tour of duty 
2)      Spesialisasi memberikan kejenuhan
3)      Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota
         organisasi  
4)      Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain
5)      Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja  
6)      Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

                                            Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional

 

5. Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan . Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan . Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua
Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak  
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :
Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :  
Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

 

                                         Gambar struktur organisasi Matrix

 6. Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen  
Organisasi komite terdiri dari :  
1.      Executive Committe (Pimpinan komite) yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini
2.      Staff Committee Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf  
Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :  
1)      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham
         maupun dewan
2)      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil  
3)      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin  
Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :
1)      Proses decesion making sangat lamban  
2)      Biaya operasional rutin sangat tinggi  
3)      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

 FUNGSI KELOMPOK KERJA DAN CARA PEMBENTUKANNYA  

        FUNGSI 

• Membentuk kerjasama saling menguntngkan dalam mengatasi persoalan hidup. 
• Memudahkan pekerjaan.
• Mengatasi pekerjaan yang membutuhkan pemecahan masalah dan mengurangi beban pekerjaan yang terlalu besar sehingga selesai lebih cepat, efektif dan efisien.
• Menciptakan iklim demokratif dalam kehidupan masyarakat dengan memungkinkan setiap individu memberikan masukan, berinteraksi, dan memiliki peran yang sama dalam masyarakat.

      Cara Pembentukanya 

       - Persepsi  
         Pembagian kelompok didasarkan pada tingkat kempampuan intelegensi yang dilihat dari pencapaian akademis.
     - Motivasi
         Pembagian kekuatan yang berimbang akan memotivasi anggota kelompok untuk berkompetisi secara sehat dalam
         mencapai tujuan kelompok.  
       - Tujuan
       Terbentuknya kelompok karena memiliki tujuan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas kelompok atau individu.      
       - Organisasi
       Pengorganisasian dilakukaan untuk mempermudah koordinasi dan proses kegiatan kelompok.
     - Independensi 
          Kebebasan merupakan hal penting dalam dinamika kelompok. kebebasan disini merupakan kebebasan setiap anggota
          untuk menyampaikan ide, pendapat, serta ekspresi selama kegiatan.  
       - Interaksi
       Interaksi merupakan syarat utama dalam dinamika kelompok, karena dengan interaksi akan ada proses transfer ilmu
         yang dapat berjalan didasarkan atas kebutuhan akan informasi tentang penetahuan tersebut.  

ALASAN TIMBULNYA ORGANISASI INFORMAL DALAM PERUSAHAAN 

Organisasi informal ini terjadi karena adanya komunikasi antar sesama karyawan yang dengan cepat menyebarkan informasi melalui desas-desus dari mulut kemulut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah agar organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif keberadaan organisasi informal ini terutama dalam menyampaikan perintah. 

Daftar Pustaka

Widyatmini. 1996. Pengantar Bisnis, Jilid 5. Gunadarma: Jakarta.

Wiryanto, 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi. Penerbit PT GRASINDO : Jakarta.