MANAJEMEN KANTOR & INFORMASI DAN KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

PENDAHULUAN

 Segala puji kepada Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk tujuan pekerjaan/tugas ke 4 yang saya dapatkan. Blog ini memuat tentang manajemen kantor & informasi dan kualifikasi & kebutuhan sekretaris dalam bisnis.Tak lupa juga saya mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator untuk dapat terlaksananya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.

Manajemen Kantor dan Infomasi

Manajemen Kantor

Manajemen kantor adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.

Manajemen Informasi

manajemen informasi adalah pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

Sistem

* Sistem adalah suatu cara yg ditetapkan sebelumnya utk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat  aktivitas yg biasanya dilakukan secara berulangkali 

* Karakteristik Sistem:  –  Ritmik
                                    –  Terkoordinasi

                                    –  Untuk mencapai tujuan tertentu

•  Banyak tindakan mgt yang tidak sistematik (pertimbangan terbaik)

    Jika seluruh sistem menjamin tindakan yang benar tidak diperlukan  manajer manusia
  
  Definisi Tata Kerja

Cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia

• .       Definisi Prosedur Kerja

rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.

• .       Definisi Pedoman Kerja

Suatu standar/pedoman yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok utnuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Azas-azas atau cara menyusun Pedoman Kerja

a.       Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dalam bentuk pedoman kerja.

b.      Dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan.

c.       Disesuaikan dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.

d.      Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e.      Dievaluasi secara periodik, dan bila perlu direvisi untuk disesuaikan dengan kebutuhan.

Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya pedoman, prosedur, dan tata kerja antara lain adalah :

a.       Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.

b.      Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

c.       Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagi semua pihak yang berkepentingan.

 

 KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS

Pentingnya Sekertaris Dalam Bisnis

Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing organisasi. Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang  berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.

 Kualifikasi Sekretaris

Saat ini, pekerjaan sebagai sekretaris tergolong kompleks, karena mengharuskannya untuk bekerja multitasking menyelesaikan semua tugas dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, Anda yang mengambil Program Studi Sekretaris di salah satu universitas swasta terbaik di Jakarta diharuskan memiliki kualifikasi mumpuni, agar dapat bersaing dan diterima sebagai sekretaris di lembaga atau perusahaan ternama.

Sebagai sekretaris, Anda diwajibkan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena setiap harinya seorang sekretaris akan berinteraksi dengan orang berbeda. Ada baiknya, Anda pun memiliki pembekalan bahasa asing, mengingat klien kantor Anda mungkin saja berasal dari negara lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan pesan dengan tepat.

Seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan mengenai efisiensi dalam bekerja, agar dapat menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan. Di balik itu semua, peran teknologi yang semakin pesat pun perlu dikuasai oleh seorang sekretaris, karena setidaknya ia harus memiliki pemahaman mengenai software komputer, seperti software keuangan dan manajemen perusahaan.

 

 

Daftar Pustaka

https://www.stiks-tarakanita.ac.id/index.php/id-id/around-us/158-mengenai-tugas-dan-kualifikasi-sekretaris-profesional

      https://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/

      https://id.wikipedia.org/wiki/Sekretaris