PENDAHULUAN
Segala puji kepada
Allah S.W.T berkat rahmat hidayatnya saya dapat menulis blog ini untuk
tujuan pekerjaan/tugas ke 4 yang saya dapatkan.
Blog ini memuat tentang manajemen kantor & informasi dan
kualifikasi & kebutuhan sekretaris dalam bisnis.Tak lupa juga saya
mengucapkan terima kasih kepada pembimbing saya Ibu Fitria yg menjadi motivator
untuk dapat terlaksananya tugas saya. Semoga dengan adanya blog ini
dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pengunjungnya, apabila banyak kesalahan di dalam blog saya, Dimohon untuk memberikan kritik dan sarannya, Terima kasih.
Manajemen Kantor dan Infomasi
Manajemen Kantor
Manajemen kantor adalah suatu
kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus,
sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan
mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau
tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang
harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan
atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran.
(Office Management).
Manajemen perkantoran dapat
dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang
merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode,
material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan
dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi
tercapai.
Manajemen Informasi
manajemen informasi adalah
pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari, menyusun,
mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan
yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan
keputusan oleh manajemen.
Sistem
* Sistem adalah suatu cara yg
ditetapkan sebelumnya utk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yg biasanya dilakukan secara
berulangkali
* Karakteristik Sistem: –
Ritmik
– Terkoordinasi
– Terkoordinasi
–
Untuk mencapai tujuan tertentu
•
Banyak tindakan mgt yang tidak sistematik (pertimbangan terbaik)
Jika seluruh sistem menjamin tindakan yang benar tidak diperlukan manajer manusia
Definisi Tata Kerja
Definisi Tata Kerja
Cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai
sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja,
waktu dan lain-lain yang tersedia
- . Definisi Prosedur Kerja
rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga
menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam
rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
- . Definisi Pedoman Kerja
Suatu standar/pedoman yang digunakan untuk mendorong dan
menggerakan suatu kelompok utnuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga
merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Azas-azas atau cara menyusun Pedoman Kerja
a. Dinyatakan
secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dalam bentuk pedoman
kerja.
b. Dikomunikasikan
secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan.
c. Disesuaikan
dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.
d. Dapat
mendorong pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien serta menciptakan
jaminan yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada di bawah
pengendalian organisasi.
e. Dievaluasi
secara periodik, dan bila perlu direvisi untuk disesuaikan dengan kebutuhan.
Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya pedoman,
prosedur, dan tata kerja antara lain adalah :
a. Sebagai
suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja,
fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.
b. Untuk
mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.
c. Untuk
digunakan sebagai pedoman kerja, bagi semua pihak yang berkepentingan.
KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN SEKERTARIS DALAM BISNIS
Pentingnya
Sekertaris Dalam Bisnis
Sekertaris memegang peranan yang penting dan dapat
menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seseorang
sekertaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekertaris pada masing-masing
organisasi. Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi,
baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan,
sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar
perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.
Kualifikasi
Sekretaris
Saat ini, pekerjaan sebagai sekretaris tergolong
kompleks, karena mengharuskannya untuk bekerja multitasking menyelesaikan semua
tugas dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, Anda yang mengambil Program Studi
Sekretaris di salah satu universitas swasta terbaik di Jakarta diharuskan
memiliki kualifikasi mumpuni, agar dapat bersaing dan diterima sebagai
sekretaris di lembaga atau perusahaan ternama.
Sebagai sekretaris, Anda diwajibkan memiliki kemampuan
berkomunikasi yang baik, karena setiap harinya seorang sekretaris akan
berinteraksi dengan orang berbeda. Ada baiknya, Anda pun memiliki pembekalan
bahasa asing, mengingat klien kantor Anda mungkin saja berasal dari negara
lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan pesan dengan tepat.
Seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan
mengenai efisiensi dalam bekerja, agar dapat menyelesaikan tugas sesuai waktu
yang ditentukan. Di balik itu semua, peran teknologi yang semakin pesat pun
perlu dikuasai oleh seorang sekretaris, karena setidaknya ia harus memiliki
pemahaman mengenai software komputer, seperti software keuangan dan manajemen
perusahaan.
Daftar Pustaka
https://www.stiks-tarakanita.ac.id/index.php/id-id/around-us/158-mengenai-tugas-dan-kualifikasi-sekretaris-profesional
https://bangbiw.com/pengertian-tentang-organisasi-manajemen-dan-tata-kerja/
